Tutorial Bancas, Defesas e Diplomas

ATENÇÃO: Todos os e-mails com dúvidas burocráticas, documentos de prestações de contas, etc., devem ser dirigidos a <secretariappgf@ufba.br>. Solicita-se que não sejam enviados e-mails com múltiplos destinatários.

 

Procedimentos para a Qualificação

1. Solicitar à secretaria a inclusão da homologação da banca na próxima reunião do Colegiado. Para isso, enviar a <secretariappgf@ufba.br> o nome e filiação institucional dos membros da banca, do discente, do orientador e/ou coorientador, o título do trabalho e data aproximada da qualificação.

2. Na próxima reunião, o colegiado homologa a banca e exara a Ata em que consta a homologação da banca de qualificação.

3. Para o evento da qualificação, solicitar à secretaria reserva de sala e Certificados de Participação já assinados pela coordenação ou secretaria. O formulário para a Ata pode ser baixado diretamente aqui: Formulario_Ata_Qualificacao_PPGF

4. Realizada a Qualificação, colher assinaturas na Ata e entregar o original da Ata à secretaria, para digitalização e arquivamento.

 

Procedimentos para Banca e Defesa de Tese/Dissertação

  • MENSAGEM À COORDENAÇÃO: O orientador deve solicitar à Coordenação, com seis semanas de antecedência, que a proposta de composição da banca seja aprovada pelo Colegiado do Programa, e que isso fique registrado em ata. Na mesma mensagem, consultar se é possível ao programa prover passagens e diárias para todos os membros externos.
  • Certifique-se de que não haja pendências no sistema, tais como créditos por cumprir.
  • MENSAGEM À SECRETARIA:
  1. Se for possível a cedência de diárias e passagens a membros externos, o orientador deve solicitar à Secretaria (secretariappgf@ufba.br) que, com quatro semanas de antecedência, dê entrada do pedido de passagens e diárias no SCDP (Serviço de Concessão de Diárias e Passagens). Serão necessários os seguintes dados do(s) membro(s) externo(s): nome completo; CPF (nr. de Passaporte se estrangeiro/a); data de nascimento; endereço completo; telefones; email; instituição a que se vincula; dados bancários completos; número de diárias pretendidas; preferências de trechos e horários de vinda e retorno (com alguma flexibilidade); data e hora da defesa e de demais atividades eventuais promovidas pelo PPGF.
  2. Na mesma mensagem, solicitar à Secretaria que divulgue a defesa no sítio do Programa. Para esse fim, há que enviar também, além dos dados acima, os seguintes dados: nome completo do candidato, título do trabalho (e se dissertação ou tese), orientador, nome completo de todos os membros da banca e instituições respectivas, data, hora e local da defesa. Por gentileza, usar padrão de divulgação de defesas que se pode encontrar na aba “Defesas”.
  3. Ainda na mesma mensagem, por fim, solicitar a marcação de um dia, previamente à defesa, para que o Secretário entregue ao Orientador os formulários abaixo. NB: Certificar que se imprimam em número equivalente ao de membros. No caso das declarações de participação, essas devem ser entregues ao Orientador já assinadas pelo secretário ou o coordenador ou vice-coordenador do Programa, de modo que os participantes da banca já saiam da defesa com os seus certificados de participação em mãos.

Formulario_Ata_defesa_trabalho_de_conclusao Formulario_parecer_de_trabalho_de_conclusao ; Formulario_participacao_banca_defesa Formulario_relatorio_de_viagem_membro_externo_banca

 

 

Check-list ao final de cada defesa, ainda em presença dos membros da banca (realizado pelo Secretário, ou, na impossibilidade da presença deste, pelo Orientador):

1. Ata assinada por todos, com a nota.

2.  Pareceres de cada membro da banca, assinados.

3. Declarações de participação entregues a todos, assinadas por um representante do Programa (secretário, coordenador ou vice-coordenador).

4. Relatórios de viagem colhidos, de todos os membros que receberam auxílios do PPGF.

5. Todos os membros da banca enviaram, ou prometeram enviar, PDFs com os cartões de embarque para secretariappgf@ufba.br.

6. O Candidato comprometeu-se a deixar a versão final do seu trabalho na Secretaria do Programa (em dois CDs, em formato PDF) em até 60 dias. Para tanto, observar as instruções do tutorial respectivo, sobre saída do programa e procedimentos para depósito do trabalho de conclusão, nesta mesma aba do menu.

7. O Candidato, agora egresso, comprometeu-se a informar o Programa sobre ulteriores passos do seu percurso acadêmico, mormente concursos, por forma a que o Programa possa manter dele um acompanhamento.

Caso haja extravio ou não envio de cartões de embarque

 

Entrega da versão final do trabalho, saída do programa e solicitação do diploma

Em no máximo 60 dias após a data da defesa, impreterivelmente, o egresso deve comparecer pessoalmente à secretaria (marcando horário com antecedência com o secretário) e entregar duas vias da versão final do seu trabalho, junto com dois CDs contendo PDFs da mesma versão final.

Nesse meio-tempo, a defesa deverá ser homologada pelo Colegiado. Exarada a Ata de reunião que menciona essa homologação, a secretaria do curso abre um processo dirigido à NAREP (Núcleo de Avaliação da Pós-Graduação/SGC) solicitando saída do curso e verificação de pendências. Atenção: não colocar na capa do processo “Solicitação de diploma” (pois ainda não se trata disso). O egresso deve solicitar à secretaria o número desse processo. Com esse número, o egresso acompanha o andamento do processo de saída, aqui: www.sipac.ufba.br, até que conste do sistema processo arquivado. O status de processo arquivado sem pendências ainda não significa que o diploma foi solicitado, mas é condição prévia à solicitação de diploma. Arquivado o processo de saída, solicita-se o diploma, da seguinte forma:

1. O egresso deve dirigir-se ao NEDIC/SGC (Núcleo de Expedição de Diplomas), de 8:30 às 12hs, munido de cópia do RG, para solicitar formalmente a emissão do diploma. O NEDIC situa-se ao lado de uma das agências da Caixa Econômica do bairro Canela, na rua Araújo Pinho s/n, em frente à Escola de Teatro, próximo à Reitoria, telefone 32837146. O egresso preencherá um formulário que lhe será fornecido na hora pelo próprio NEDIC, e receberá um recibo e número da solicitação. Deve buscar o seu diploma em até 30 dias (pode telefonar antes para saber se o diploma já está pronto).

2. De posse do diploma buscado no NEDIC, o egresso deve levá-lo à secretaria do PPGF para que seja assinado pelo coordenador.

 

TUTORIAL ANTIGO de pedido de saída e solicitação de diploma

Em no máximo 60 dias após a data da defesa, impreterivelmente, o egresso deve comparecer pessoalmente à secretaria (marcando horário com antecedência com o secretário) e (1) entregar duas vias da versão final do seu trabalho, junto com dois CDs contendo PDFs da mesma versão final, e (2) abrir processo requerendo à Secretaria Geral de Cursos (SGC) a emissão do seu diploma. Sem a abertura desse processo por parte do aluno, a UFBA não emite o diploma. Veja abaixo os passos.

1. Clique abaixo e preencha um Requerimento para a emissão do seu diploma, assine e leve à secretaria do PPGF no dia em que levar a versão final do trabalho. Abra o processo de requerimento de diploma (com o auxílio do secretário).  Formularo_requerimento_emissao_diploma

2. Pergunte ao Secretário quando o Processo chegará à SGC.

3. Chegado o Processo à SGC, acesse o sítio www.sgc.ufba.br. No campo “Formulários”, baixe o formulário “Solicitação de diploma”, preencha-o e imprima-o.

4. Leve a “Solicitação de diploma”, juntamente com cópia de documento contendo RG e CPF, à SGC, Setor de Diplomas, das 8:30 às 12hs. A SGC fica no prédio da Pró-Reitoria de Graduação e da SUPAC-Superintendência Acadêmica, ao lado da Reitoria, no Canela. Receberá, então, o seu diploma. NB: Mencione o fato de que o Processo de pedido de emissão de diploma por parte do Programa já está na SGC. Sugerimos que telefone com antecedência à SGC (telefones em sgc.ufba.br).

5. Colha a assinatura do Coordenador do PPGF.